Como pôr uma IA a atender o telefone da sua empresa

Quem procura «como colocar uma IA para atender o telefone» quase sempre tem o mesmo problema: chamadas que ficam por atender enquanto está a trabalhar, à noite ou ao fim de semana. A boa notícia é que hoje isto se resolve sem mudar de número e sem instalar nada no telemóvel. Este guia explica as opções que existem, qual serve para um negócio e o passo a passo.

Primeiro: telemóvel pessoal ou número do negócio?

Há duas coisas diferentes com o mesmo nome.

Filtros de chamadas do telemóvel — alguns telemóveis Android e iPhone já conseguem atender chamadas de números desconhecidos e mostrar-lhe o que a pessoa diz. Servem para filtrar spam no seu telemóvel pessoal. Não respondem a perguntas, não conhecem o seu negócio e não marcam nada.
Uma IA de atendimento telefónico para empresas — atende em nome do negócio, conversa com voz natural, responde a preços e horários e marca na agenda. É disto que este guia trata.

Se o objetivo é não perder clientes, é a segunda que precisa.

Como funciona, em termos simples

A IA não fica «dentro» do seu telemóvel. Funciona assim:

O cliente liga para o número que já usa.
Se ninguém atender (ou se escolher que seja sempre), a chamada é reencaminhada para o número da IA.
A IA atende, conversa, responde com os dados do seu negócio e, se for o caso, marca na agenda.
Recebe um resumo de cada chamada — quem ligou, o que queria e o que ficou combinado.

O reencaminhamento é uma funcionalidade normal da rede móvel: liga-se e desliga-se com um código no próprio telemóvel. Explicamos os códigos em como reencaminhar chamadas não atendidas.

Passo a passo para pôr a IA a atender

Escolha quando a IA entra. As opções mais comuns: só quando não atende ao fim de alguns segundos; só fora do horário; ou sempre, passando para si o que for preciso.
Prepare a informação do negócio. Serviços, preços, horário, morada, estacionamento e as perguntas que lhe fazem todas as semanas. É com isto que a IA responde.
Ligue a agenda. Sem agenda, a IA só pode tomar nota; com agenda, vê os horários livres e marca dentro da chamada.
Defina o que passa para uma pessoa. Reclamações, urgências, negociações — e qualquer cliente que peça para falar com alguém.
Ative o reencaminhamento no seu número e faça uma chamada de teste.
Ouça as primeiras chamadas e afine as respostas. A primeira semana é a que mais ensina.

Com a Atenda, a configuração dos passos 2 a 4 é feita por nós e demora cerca de 5 minutos do seu lado.

O que perguntar antes de escolher uma IA

Fala português de Portugal? Muitas soluções falam português do Brasil — os clientes notam à primeira frase.
Marca mesmo na agenda, ou só toma nota para depois?
Como cobra? Por minuto, por chamada ou mensalidade fixa — o custo final muda muito.
Atende várias chamadas ao mesmo tempo?
O que faz quando não sabe responder? Deve passar para si, nunca inventar.
Cumpre o RGPD? Aviso de gravação, dados na UE e contrato de subcontratação.

Desenvolvemos cada ponto em quanto custa uma IA para atender o telefone e em a IA fala mesmo português de Portugal?.

Perguntas frequentes

Preciso de mudar de número para a IA atender? Não. Mantém o número e ativa um reencaminhamento, que pode desligar a qualquer momento.

A IA consegue atender várias chamadas ao mesmo tempo? Sim. Ao contrário de uma pessoa, não dá linha ocupada.

Funciona com telefone fixo? Funciona, mas a forma de ativar o reencaminhamento depende do operador e da central. Nos telemóveis, faz-se com um código.

Os clientes percebem que é uma IA? Alguns sim, e a maioria não se importa se a chamada resolver o assunto. O importante é a IA identificar-se e nunca fingir ser uma pessoa.

Conclusão

Pôr uma IA a atender o telefone é hoje uma questão de minutos: escolhe quando ela entra, dá-lhe a informação do negócio, liga a agenda e ativa o reencaminhamento. O que antes era uma chamada perdida passa a ser uma marcação feita.

Quer ouvir como soa antes de decidir? Fale com a Atenda no browser — 3 minutos, sem dar o seu número.