Não consigo atender todas as chamadas: 5 soluções para empresas
Se a sua empresa não consegue atender todas as chamadas, há cinco soluções: reencaminhar para um colega, usar voicemail, contratar alguém, recorrer a um serviço externo de atendimento telefónico ou pôr uma IA a atender. A melhor depende de quantas chamadas perde, em que horas e do que os clientes querem quando ligam. Para a maioria dos pequenos negócios, começar por medir durante uma semana evita pagar pela solução errada.
Comece por medir
Durante uma semana, anote as chamadas não atendidas no histórico do telemóvel ou nos registos do operador: quantas foram, a que horas e quantas voltaram a ligar. Depois use a calculadora de chamadas perdidas para estimar quanto valem por mês.
As cinco soluções
| Solução | Funciona fora de horas | Resolve na hora | Custo típico |
|---|---|---|---|
| Colega ou reencaminhamento | Só se alguém estiver disponível | Sim, se alguém atender | Tempo da equipa |
| Voicemail | Sim | Não | Baixo |
| Contratar receção | Conforme o horário | Sim | Salário e encargos |
| Serviço externo de atendimento | Conforme o contrato | Em parte | Mensalidade ou por chamada |
| IA para atender chamadas | Sim, 24 horas | Sim, dentro do definido | Mensalidade |
1. Reencaminhar para um colega
É grátis e imediato, mas apenas muda o problema de sítio. Pode gerar os códigos no nosso gerador de reencaminhamento.
2. Voicemail
Deixa um registo a quem aceitar falar para uma máquina, mas não responde a nada, e quem tem pressa liga a outro.
3. Contratar alguém
É a melhor solução quando há trabalho para o dia inteiro e presença ao balcão. Não cobre noites e fins de semana sem custos adicionais.
4. Empresa que atende chamadas por si
Um serviço externo de secretariado atende em nome da empresa e toma recado. Dá um toque humano, mas confirme horário, número de chamadas incluídas e se conseguem marcar na sua agenda.
5. Uma IA que atende
Uma IA para atender chamadas atende várias ligações ao mesmo tempo, 24 horas por dia, responde com a informação do negócio e passa à equipa o que for preciso. Não substitui uma conversa delicada, por isso deve ter sempre uma saída para uma pessoa.
Como escolher
- Perde poucas chamadas, sempre em horas de ponta: comece por um colega.
- Perde sobretudo à noite e ao fim de semana: uma IA ou um serviço externo.
- As chamadas repetem-se (preços, horários, marcações): a IA costuma compensar.
- As chamadas são longas e sensíveis: prefira pessoas e use a IA só para triagem.
Veja como pôr uma IA a atender o telefone ou peça uma demonstração.
Perguntas frequentes
Existe um sistema para atender chamadas 24 horas? Sim. Um sistema de IA atende a qualquer hora, sem turnos. Alguns serviços humanos também têm turnos noturnos, normalmente com custo superior.
Como não perder chamadas de clientes sem contratar? Reencaminhe as chamadas não atendidas para um assistente de IA ou para um serviço externo. Mantém o seu número e só desvia o que não consegue atender.