Serviço de atendimento telefónico: secretariado ou IA?
Um serviço de atendimento telefónico atende as chamadas da sua empresa quando a sua equipa não pode. Há dois tipos: o secretariado telefónico externo, em que uma pessoa de outra empresa atende em seu nome e toma recado, e a IA de atendimento, que atende a qualquer hora, responde com os dados do seu negócio e pode marcar na agenda. O secretariado é mais barato à partida para poucas chamadas; a IA compensa quando as chamadas são muitas, se repetem ou chegam fora de horas.
Como funciona o secretariado telefónico externo
Contrata uma empresa de secretariado ou de escritório virtual, reencaminha as chamadas para ela e uma pessoa atende com o nome da sua empresa. Normalmente:
- toma recado e envia-o por email ou SMS;
- responde a perguntas simples, se lhe der a informação;
- transfere a chamada para si, quando combinado.
Os preços publicados em Portugal vão de cerca de 15 € a 70 € por mês, a que se somam muitas vezes um custo por chamada ou por minuto e uma taxa de ativação. Alguns planos incluem um número fixo de chamadas por mês. Os horários costumam ser os dias úteis, em horário de expediente.
Como funciona a IA de atendimento
Também reencaminha as chamadas, mas quem atende é um assistente de voz com IA. Conversa em linguagem natural, responde a preços, horários e serviços, e pode marcar, remarcar ou cancelar na sua agenda durante a chamada. No fim, deixa-lhe um resumo. Veja os detalhes em IA para atender chamadas.
Comparação
| Secretariado telefónico externo | IA de atendimento | |
|---|---|---|
| Quem atende | Uma pessoa | Um assistente de voz com IA |
| Horário | Normalmente dias úteis, em expediente | 24 horas, todos os dias |
| Várias chamadas ao mesmo tempo | Depende da equipa | Sim |
| Responde a perguntas do negócio | As mais simples | Sim, com a informação que lhe der |
| Marca na agenda | Raramente | Sim |
| Como cobra | Mensalidade + chamadas ou minutos | Mensalidade com minutos incluídos |
| Ponto forte | Toque humano | Resolve o pedido, a qualquer hora |
Quando escolher cada um
- Poucas chamadas, sobretudo para deixar recado: o secretariado externo é suficiente e barato.
- Muitas chamadas com as mesmas perguntas: a IA responde sem custo por chamada, dentro dos minutos do pacote.
- Clientes que ligam à noite e ao fim de semana: a IA, que não tem horário.
- Negócio com marcações: a IA, porque fecha a marcação em vez de deixar um recado para alguém tratar depois.
- Chamadas longas e delicadas: prefira pessoas, e use a IA para triagem.
O que perguntar antes de contratar
- Que horário está coberto, incluindo feriados?
- Quantas chamadas estão incluídas, e quanto custa cada chamada a mais?
- Atende várias chamadas ao mesmo tempo?
- Consegue marcar na minha agenda, ou só toma nota?
- Como recebo o resumo de cada chamada?
- Mantenho o meu número? Pode gerar os códigos no gerador de reencaminhamento.
Perguntas frequentes
Existe uma empresa que atenda as chamadas por mim? Sim: empresas de secretariado telefónico e escritórios virtuais, com uma pessoa a atender, ou serviços de IA, como a Atenda, que atendem a qualquer hora.
Quanto custa um serviço de atendimento telefónico? O secretariado externo começa em cerca de 15 € a 70 € por mês, mais custos por chamada. Uma IA de atendimento cobra uma mensalidade com minutos incluídos; veja os preços da Atenda e quanto custa contratar uma rececionista.
Preciso de mudar de número? Não. Nos dois casos, reencaminha as chamadas a partir do número que já usa.